11 Secrets Pour Diffuser De Mauvaises Nouvelles Au Travail

2024 Auteur: Steven Freeman | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 08:17

Donnez votre avis rapidement mais pas immédiatement

N'attendez pas un examen annuel pour signaler les points à améliorer. Attirez l'attention sur les problèmes rapidement afin que les détails soient frais dans votre esprit. Un jour après un incident est le point idéal; avoir un peu de temps apaise les émotions trop chaudes et vous permet de vous préparer et d'être plus réfléchi avec vos mots. «Pour le moment, les deux parties auront une réaction plus forte et moins utile», déclare Jennifer Porter, associée directrice du groupe Boda, une société de développement de leadership et d'équipe. Les revues annuelles ou trimestrielles doivent couvrir les objectifs et se concentrer sur les commentaires d'avenir, par exemple, ce qu'une personne doit faire plus ou moins pour faire avancer sa carrière ("Si vous deviez devenir plus compétent en analyse de données, je peux vous voir sauter à le niveau suivant ").

Souvenez-vous de votre intention

Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous souhaitez partager vos commentaires en premier lieu. «Vous faites cela parce que vous voulez aider la personne à réussir», dit Porter. À ce moment-là, cela peut sembler moins bienveillant que cela - vous pourriez penser que vous avez juste besoin de réduire les mauvaises habitudes ou de corriger le travail bâclé - mais tout type de rétroaction aide votre équipe à apprendre et à grandir. Vous souhaitez également gagner leur confiance. «Si vous ne fournissez pas les commentaires, quelqu'un d'autre fera et pourrait ne pas faire un aussi bon travail que vous l'auriez fait», déclare Freyan Billimoria, directeur des opérations humaines chez Skillshare, une communauté d'apprentissage en ligne. Pendant la conversation, exprimez votre intention. Dites: "Je vous dis cela parce que je tiens à vous et je veux que vous soyez aussi efficace que possible."

Pensez au contenu, pas à la livraison

De nombreux gestionnaires s'inquiètent de la façon dont ils vont adoucir le coup au lieu de ce qu'ils vont dire, dit Porter. «C'est comme se préparer à faire un discours et se concentrer sur ce que vous porterez plutôt que sur le contenu de votre présentation», note-t-elle. Demandez-vous: «Quel est mon message principal? Qu'est-ce que j'espère que cette personne retiendra de la conversation? Qu'est-ce que je veux qu'il se passe ensuite? » Écrivez ce que vous allez dire et pratiquer sous la douche ou avec un collègue de confiance. Concentrez-vous sur le comportement ou l'action, plutôt que de discuter des sentiments, et donnez des exemples concrets, comme "J'ai remarqué que vous avez interrompu les gens six fois lors de cette réunion" (par opposition à "Vous êtes impoli envers vos collègues").

Commencez par une question

La discussion doit être un dialogue et non un monologue. Dites: «J'aimerais avoir une conversation avec vous pour partager vos commentaires. Est-ce que ça va? » C'est la nature humaine de dire oui, mais en demandant la permission, vous pouvez renforcer la relation, dit Porter. Une autre tactique: demandez à l'autre personne de mener la conversation. Dites: «J'adorerais vous parler de x. Selon vous, qu'est-ce qui s'est bien passé? Que pensez-vous pas? Donnez à votre employé le temps de répondre. «Dans de nombreux cas, ils savent déjà où ils échouent», déclare Fran Hauser, auteur de Le mythe de la gentille fille (. «Lorsque vous définissez la conversation comme une collaboration plutôt que comme une critique, le ton est plus favorable."

Utilisez moins de mots

Soyez aussi spécifique que possible. Les phrases vagues ou clichées («Vous devez travailler sur votre présence exécutive») ou les commentaires enrobés de sucre sont déroutants pour l'auditeur, ce qui augmente la probabilité qu'il manque complètement votre point. «Si vous utilisez 100 mots pour dire que quelqu'un a manqué une date limite, vous surexpliquez», dit Porter. Et une fois que vous vous chargez de mots de remplissage et d'adoucissants («Je sais que vous êtes surchargé de travail»), les commentaires commencent à se sentir personnels et les préjugés peuvent s'infiltrer, dit Billimoria. Au lieu de cela, allez au fait et mentionnez ce que vous avez observé. Dites: «J'ai remarqué que nous avons manqué la date limite pour les deux derniers rapports. Qu'est-il arrivé?"

Ne diluez pas votre message

L'habitude courante de prendre en sandwich les commentaires négatifs entre deux éloges peut être instinctive, mais c'est l'une des plus grandes erreurs que les gestionnaires font, dit Billimoria. Cacher les commentaires dans des compliments jetables prend la puissance de vos mots. «Les gens le voient venir; puis ils rejetteront le positif, attendront le négatif et ne feront pas confiance à ce que vous avez à dire », dit Porter. Ce que vous pouvez faire pour être gentil mais direct: exprimez positivement vos commentaires, dit Hauser. Dites: «Beaucoup de choses se passent bien, mais j'ai des commentaires constructifs sur certaines choses qui doivent être améliorées» ou «J'ai quelques conseils qui pourraient vous aider».

Fournissez le contexte

Pourquoi vous souciez-vous que quelqu'un livre du travail en retard? Ou ne formate-t-il pas parfaitement les présentations? Les réponses peuvent être évidentes pour vous, mais un employé doit comprendre le pourquoi de vos commentaires. Essayez de placer des notes spécifiques dans une vue d'ensemble, par exemple, «Lorsque notre service est en retard dans son travail, cela affecte également les autres équipes» ou «Lorsque vos finances semblent mal alignées, cela peut donner aux gens un manque de confiance dans vos chiffres.» Expliquer pourquoi vos commentaires sont importants, dit Hauser, peut faciliter la transmission et l'écoute.

Soyez empathique

Recevoir des commentaires critiques est difficile. «Peu importe votre habileté à fournir des commentaires. Ça pique encore », dit Porter. Ne soyez pas trop dur, écoutez le point de vue de l'autre personne et restez calme. Aussi, évitez le mot «vous» si vous le pouvez. «Des choix de mots subtils peuvent donner l'impression que la conversation est un dialogue plutôt qu'une attaque», déclare Hauser. Par exemple, au lieu de dire: «C'est ce que je pense que vous auriez pu faire différemment», dites: «C'est ce que je pense qui aurait pu être fait différemment».

Faites-le en face à face

Fournir des nouvelles difficiles par e-mail ou par téléphone est tentant, mais se réunir en personne (ou via Skype ou FaceTime) est plus efficace, dit Hauser. Il vous permet de lire les signaux non verbaux et l'intention émotionnelle de l'autre. «Être face à face est le seul moyen de garantir que l'autre personne puisse ressentir votre compassion», déclare Hauser. De plus, si vous ne pouvez pas voir votre employé, il sera plus difficile de discerner s'il est contrarié ou même s'il fait attention à ce que vous dites. «Asseyez-vous droit et gardez le contact visuel, aussi difficile que cela puisse être», explique Hauser.

Ayez un plan de suivi

Terminez la conversation par une discussion sur les prochaines étapes. Demandez comment vous pouvez être utile et décidez ensemble du moment où vous devriez reparler (jours, semaines ou mois plus tard, selon le problème). Ensuite, vérifiez après un jour ou deux pour voir comment se sent l'autre personne. Il est naturel que le récepteur du feedback s'éloigne un peu blessé de la conversation, même si elle était productive, dit Porter. «Il faut laisser aux gens le temps de traiter», déclare Billimoria. "La clé de relations solides est de revenir en arrière." Lorsque vous le faites, vous gagnerez la confiance, ce qui facilitera le partage des commentaires la prochaine fois.

N'oubliez pas de féliciter également

Faites en sorte que les commentaires positifs fassent partie de votre routine - ne vous contentez pas de les engager dans des conversations désagréables. Le but n'est pas simplement d'apaiser les gens ou de donner à tout le monde un trophée; la rétroaction positive est un outil de développement professionnel. Tout d'abord, c'est constructif - il est utile que les gens sachent ce qu'ils font bien pour pouvoir continuer à le faire. Deuxièmement, cela aide à créer une culture plus ouverte et tolérante à la rétroaction, dit Porter. Soyez précis ici aussi. Dites: «J'aime vraiment la façon dont vous avez géré ce défi» ou «J'apprécie que vous ayez parlé avec d'autres ministères pour obtenir leur approbation». Et dites-le souvent. «Pour chaque critique, vous devriez donner au moins cinq éloges», dit Hauser. "Cela amène les gens à un endroit où ils ont besoin de commentaires."